Kodėl verta rinktis sodybą įmonės renginiui?
Įmonės šventės ar seminaro vietos pasirinkimas tiesiogiai veikia renginio sėkmę. Lietuvoje pastebima tendencija, kad įmonės vis dažniau savo vasaros šventes, kalėdinius vakarėlius ar komandų mokymus organizuoja užmiestyje. Ištrūkus iš biuro aplinkos, kolektyvas gali ne tik produktyviau dirbti strateginėse sesijose, bet ir smagiai praleisti laiką – tai investicija į darbuotojų motyvaciją ir tarpusavio ryšius. Vis dažniau pasirenkama būtent sodybos nuoma tokiems renginiams, nes kaimo turizmo sodybos suteikia galimybę pabėgti nuo biuro rutinos ir susiburti neformalioje aplinkoje. Gamtos apsuptis padeda komandai atsipalaiduoti, skatinti kūrybiškumą ir tarpusavio bendravimą. Be to, įmonės renginys sodyboje dažnai reiškia visišką privatumą – visa erdvė skirta tik jūsų kolektyvui, todėl galite jaustis laisviau nei viešbučio konferencijų salėje. Daugelis tokių kaimo turizmo sodybų šiais laikais pritaikytos ir verslo klientams: jos pasirūpina modernia konferencine įranga, patogiais darbo ir poilsio erdvėmis, kad įmonės renginys vyktų sklandžiai. Tokia aplinka ne tik kuria geresnę atmosferą, bet ir gali prisidėti prie renginio tikslų – nesvarbu, ar tai komandos formavimo užsiėmimai, ar strateginis susitikimas aukščiausio lygio vadovams, atitrūkimas į gamtą suteiks naujos energijos.
Įsivardinkite renginio tikslus ir pobūdį
Prieš pradedant ieškoti konkrečios sodybos, svarbu aiškiai žinoti, koks yra renginio tikslas ir formatas. Ar tai bus solidi konferencija, mokymai, o gal neformalus komandos formavimo savaitgalis? Nuo to priklausys, kokių sąlygų reikės. Pavyzdžiui, jei planuojamas seminaras ar konferencija, svarbu, kad sodyboje būtų atskira salė su konferencine įranga (projektoriumi, garso sistema) ir patogiu baldų išdėstymu. Jei tai bus laisvesnis įmonės vakarėlis su pramogomis ar komandos formavimo renginys, reikšmingesni tampa lauko erdvės, pramogų galimybės, pirtis ar kiti neformalūs užsiėmimai. Įvertinkite ir auditoriją – galbūt renginyje dalyvaus partneriai ar klientai, tuomet aplinka turėtų būti reprezentatyvi, arba atvirkščiai, vien kolektyvas, kuriam norite suteikti progą neoficialiai pabendrauti. Taip pat nuspręskite, ar renginys vienos dienos, ar su nakvyne – tai turės įtakos kitų kriterijų svarbai. Jei planuojate šventę, kurioje dalyvaus ir darbuotojų šeimos nariai, rinkitės sodybą, kuri pritaikyta įvairaus amžiaus svečiams (pavyzdžiui, yra žaidimų aikštelė vaikams, aptverta teritorija). O jei renginys skirtas intensyviems mokymams, įsitikinkite, kad aplinka bus rami ir niekas netrukdys susikaupti – geriau, kad tuo metu sodyboje nebūtų pašalinių poilsiautojų. Išsigryninus renginio poreikius, bus lengviau filtruoti sodybų pasiūlymus ir rasti tinkamiausią variantą.
Pasirinkite vietą ir pasiekiamumą
Renginio vietos geografinė padėtis – vienas pirmųjų kriterijų. Nuspręskite, kokio atstumo nuo miesto galite vykti. Jei renginys truks tik vieną dieną be nakvynės, patartina rinktis arčiau miesto esančią sodybą, kad darbuotojams nereikėtų pernelyg anksti keltis ar vėlai grįžti. Savaitgalio išvykai su nakvyne tinka ir tolimesnės kaimo turizmo sodybos – svarbu, kad vieta būtų patraukli ir verta kelionės. Būtinai atsižvelkite į sodybos pasiekiamumą: ar geras privažiavimas, keliai, ypač jei renginys vyks šaltuoju metų laiku. Taip pat įvertinkite aplinką – ar aplink yra graži gamta, vandens telkinys, įdomios vietos, kurias galėtų aplankyti jūsų kolektyvas. Visa tai prisidės prie renginio patirties. Kaip pažymi specialistai, renkantis sodybą reikia apgalvoti jos vietą ir pasiekiamumą svečiams – norite, kad visiems būtų patogu atvykti. Atkreipkite dėmesį, iš kur atvyksta jūsų renginio dalyviai – jei kolektyvo nariai gyvena skirtinguose miestuose, pasvarstykite variantus, kurie būtų patogiai pasiekiami visiems (pavyzdžiui, geografiškai per vidurį). Jei pasirinkta sodyba nutolusi nuo miestų, iš anksto pagalvokite apie transportą: galbūt verta užsakyti autobusą ar organizuoti pavėžėjimą, kad visi dalyviai patogiai pasiektų vietą ir po renginio saugiai sugrįžtų namo.
Nemažai įmonių renginiams renkasi sodybas netoli didmiesčių (Vilniaus, Kauno apylinkėse), kad darbuotojams būtų patogiau atvykti, tačiau verta apsvarstyti ir kitus regionus. Galbūt jūsų komandai patiktų ištrūkti toliau – pavyzdžiui, į Dzūkijos miškų apsuptį ar prie Molėtų ežerų, kur galima suderinti renginį su įdomiomis išvykomis gamtoje. Svarbu, kad pasirinkta vieta atitiktų jūsų renginio atmosferą: oficialiam seminarui galbūt tiks sodyba netoli miesto, o atsipalaidavimui puikiai tiks atokesnė vieta vaizdingame kampelyje.
Įvertinkite sodybos dydį ir infrastruktūrą
Kitas esminis kriterijus – sodybos talpinamų žmonių skaičius ir infrastruktūra. Sužinokite, kiek maksimaliai žmonių gali dalyvauti renginyje toje sodyboje: kiek yra sėdimų vietų salėje, kokio dydžio erdvės viduje ir lauke. Jei planuojamas renginys su nakvyne, būtinai pasiteiraukite, kiek yra miegamųjų vietų, kambarių, ar bus patogu apgyvendinti visus dalyvius. Rekomenduojama rinktis šiek tiek didesnę erdvę, nei minimaliai reikia, kad žmonės nesijaustų susispaudę, tačiau ir nepersistengti – per didelė salė mažam kolektyvui gali atrodyti nejauki. Įvertinkite ir papildomą infrastruktūrą: ar yra pakankamai tualetų, ar sodyboje įrengta virtuvė maistui paruošti, galbūt baras ar laužavietė lauke? Taip pat svarbu pasidomėti, ar sodyba turi pakankamai vietos automobiliams pastatyti, ypač jei dalyviai vyks savo transportu. Iš anksto išsiaiškinę šiuos logistinius dalykus, išvengsite nemalonių staigmenų renginio dieną. Jei planuojate kelias veiklas vienu metu (pavyzdžiui, paralelinius mokymus ar darbo grupes), išsiaiškinkite, ar sodyboje yra daugiau nei viena salė arba atskirų erdvių, kur komandos galėtų dirbti atskirai. Taip pat sužinokite kambarių išdėstymą nakvynei – ar dalyviai turės dalintis kambariais, ar yra pakankamai atskirų miegamųjų patalpų. Komfortiškas apgyvendinimas naktį reiškia, kad kitą rytą visi jausis pailsėję ir galės produktyviai tęsti programą.
Paslaugos, pramogos ir patogumai
Šiuolaikinės sodybos verslo renginiams dažnai gali pasiūlyti kur kas daugiau nei tik patalpas. Pasidomėkite, kokios paslaugos įskaičiuotos ar galimos už papildomą mokestį. Pavyzdžiui, ar sodyboje teikiamas maitinimas (kavinė, virtuvės šefas), ar turėsite pasirūpinti maistu patys? Ar yra galimybė užsakyti kavos pertraukėles, furšetą? Taip pat sužinokite apie pramogas: galbūt vietoje organizuojamos komandos formavimo veiklos – žygiai, orientaciniai žaidimai, žvejyba ar sporto varžybos. Kai kurios sodybos tiesiogiai siūlo viską, ko gali prireikti įmonės renginiui – nuo posėdžių salės su projektoriumi iki pirties vakarui ir nakvynės visam kolektyvui. Pavyzdžiui, jei tai vasaros renginys, galbūt sodyba suteiks galimybę paplaukioti ežere ar suorganizuoti baidarių žygį netoliese. Jeigu planuojamas komandos stiprinimo renginys, ieškokite sodybos, kuri turėtų erdvės aktyvioms užduotims – didelę pievą žaidimams, mišką orientacinėms užduotims, galbūt net laipynių ar kitų pramogų. Taip pat atkreipkite dėmesį į patogumus: ar yra garso aparatūra muzikai, multimedia įranga prezentacijoms, stabilus Wi-Fi ryšys, oro kondicionavimas vasarą ar šildymas žiemą. Visi šie dalykai gali būti kritiškai svarbūs sklandžiai renginio eigai. Jei sodyba neteikia maitinimo paslaugos, pasidomėkite, ar ji leidžia atsivežti savo pasirinkto tiekėjo maistą ir ar yra visa reikalinga virtuvės įranga. Taip pat, jeigu planuojamas vakarinis vakarėlis su muzika, sužinokite, ar vietoje yra garso aparatūra bei šviesos efektai, ir ar nėra griežtų triukšmo apribojimų (kai kuriose kaimo vietovėse po vidurnakčio gali būti reikalaujama mažinti garsą). Jei jūsų renginys – intensyvūs mokymai visą dieną, pravartu, kad sodyboje būtų atskira erdvė pietums ar kavos pertraukėlėms. Gerai, jei šeimininkai gali parūpinti kavos aparatą, užkandžių stalą per pertraukėles – tai mažos detalės, kurios prisideda prie bendros renginio kokybės.
Biudžetas ir rezervacijos laikas
Kaip ir planuojant bet kurį renginį, biudžetas atlieka svarbų vaidmenį renkantis vietą. Iš anksto nusistatykite, kiek galite skirti sodybos nuomai, ir lyginkite variantus. Kaina dažnai priklauso nuo vietos dydžio, siūlomų paslaugų bei sezoniškumo. Populiariausiu laikotarpiu (vasarą, savaitgaliais) sodybų nuoma gali kainuoti brangiau, todėl jei turite galimybę renginį planuoti darbo dienomis ar ne sezono metu, tai gali padėti sutaupyti. Planuodami biudžetą, atsižvelkite ir į papildomas išlaidas: transportą iki sodybos, dekoracijas, renginio vedėjo ar papildomų užsiėmimų kainą – visa tai gali neįeiti į nuomos sumą. Jei jūsų renginio data yra lanksti, verta pasiteirauti sodybos šeimininkų, ar pasirinkus kitą dieną jie galėtų pasiūlyti palankesnę kainą – pavyzdžiui, neretai pigesnis būna nuomoti sodybą darbo dienomis ar ne sezono metu. Kai kurios sodybos taiko nuolaidas ilgesniems renginiams arba lojaliems klientams – verta pasiteirauti apie tai iš anksto. Taip pat nepamirškite, kad prie bazinės nuomos kainos gali prisidėti papildomi mokesčiai už maitinimą, pramogas, aptarnavimą, todėl pasiklauskite, kas įeina į kainą.
Be to, labai svarbu rezervuoti pasirinktą sodybą kuo anksčiau. Geros vietos yra paklausios (ypač populiariomis datomis, pavyzdžiui, prieš Kalėdas ar vasaros sezono savaitgaliais), – jei planuojate renginį vasaros metu, net ir prieš pusmetį ar metus atlikta rezervacija nėra per ankstyva. Išankstinė rezervacija užtikrins, kad gausite norimą datą, o neretai ir geresnes sąlygas.
Atsiliepimai, apžiūra ir sutarties sudarymas
Renkantis sodybą įmonės renginiui, nebijokite pasinaudoti kitų įmonių patirtimi. Paieškokite atsiliepimų internete (Google, specializuotuose forumuose), pasidomėkite, kokius įvertinimus turi jus dominanti vieta. Kolegos iš kitų bendrovių ar draugai taip pat gali turėti naudingų rekomendacijų – tai padidins pasitikėjimą, kad pasirinkta vieta nenuvils. Radus tinkamą variantą, pravartu nuvykti į vietą iš anksto apžiūrėti: gyvai pamatysite erdves, galėsite įvertinti švarą, aplinką, pabendrauti su šeimininkais. Toks vizitas padės galutinai apsispręsti.
Taip pat labai svarbu aptarti ir pasirašyti aiškią nuomos sutartį. Joje turėtų būti detaliai nurodyta nuomos trukmė, kaina, mokėjimo sąlygos, atsakomybė už galimą žalą, atšaukimo politika ir kiti esminiai aspektai. Sutartis apsaugos tiek jus, tiek sodybos šeimininkus nuo nesusipratimų. Taip pat nedvejodami smulkiai aptarkite visus rūpimus klausimus su sodybos šeimininkais dar prieš pasirašant sutartį: išsiaiškinkite dėl galimų triukšmo ribojimų, turto apsaugos, atsakomybės už įrangą ir pan. Kuo daugiau detalių suderėsite iš anksto, tuo ramiau jausitės per patį renginį. Kai visi formalumai sutvarkyti, beliks laukti renginio dienos!
Kiekvienas renginys – nauja patirtis. Po jo nepamirškite surinkti grįžtamojo ryšio iš savo komandos: sužinokite, kas patiko pasirinktoje sodyboje, o ką kitą kartą galima būtų padaryti geriau. Taip nuolat tobulinsite savo įmonės renginius ir kursite vis malonesnes tradicijas kolektyvui.
Trumpa atmintinė renkantis sodybą įmonės renginiui:
- Aiškiai apibrėžkite renginio tipą ir poreikius (formalumas, dalyvių skaičius, nakvynė ir pan.).
- Atsižvelkite į sodybos vietą: atstumą nuo miesto, privažiavimą, aplinką.
- Įsitikinkite, kad sodybos dydis atitinka jūsų kolektyvą (salės talpa, miegamųjų vietų skaičius).
- Pasidomėkite teikiamomis paslaugomis ir pramogomis: maitinimu, pirtimi, komandos formavimo veiklomis ir kt.
- Iš anksto nustatykite biudžetą ir išsiaiškinkite, kas į jį įskaičiuota (maistas, aptarnavimas, papildomos pramogos).
- Perskaitykite kitų klientų atsiliepimus, aplankykite sodybą gyvai ir pasirašykite aiškią nuomos sutartį.
Apibendrinimas
Tinkamos sodybos nuoma įmonės renginiui gali paversti jūsų renginį nepamirštamu. Kruopščiai apsvarstę visus minėtus aspektus – nuo vietos ir infrastruktūros iki paslaugų ir atsiliepimų – surasite vietą, kuri idealiai atitiks jūsų komandos poreikius. Kaimo turizmo sodybos suteikia unikalią galimybę komandai pabūti kartu kitokioje aplinkoje, o gerai pasirinkta vieta užtikrins, kad renginys praeis sklandžiai ir paliks puikius įspūdžius visiems dalyviams. Svarbiausia, pasirinkus vietą, kuri atitinka jūsų komandos poreikius ir renginio tikslus, sodybos nuoma tikrai pasiteisins su kaupu – darbuotojai jausis įvertinti, o įmonės renginys taps nepamirštamu įvykiu. Svarbu nuo pat pradžių atsakingai pažvelgti į planavimą – tuomet sodybos nuoma taps ne rūpesčiu, o maloniu sprendimu, suteikiančiu renginiui pridėtinės vertės.
Ko vengti renkantis sodybą
Renkantis sodybą įmonės renginiui, pasitaiko ir klaidų. Pavyzdžiui, nereikėtų rinktis vietos vien dėl mažos kainos neįvertinus jos kokybės – atokiau esanti ir prastai prižiūrėta sodyba gali sugadinti įspūdį. Taip pat venkite atidėlioti paieškos iki paskutinės minutės, nes geriausios vietos gali būti rezervuotos. Nepasirinkite per mažos erdvės tikintis, kad „kažkaip tilpsite” – ankštos patalpos sukels diskomfortą. Per didelė erdvė taip pat gali būti klaida, jei žmonių nedaug, nes jausis tuštuma. Būtinai atkreipkite dėmesį į sodybos vidines taisykles (triukšmo ribojimus, alkoholio vartojimo politiką) – netikėti apribojimai gali sutrukdyti planus. Taip pat pasidomėkite, nuo kelintos valandos kitą dieną turėsite atlaisvinti sodybą – kai kurios sodybos išnuomoja patalpas tik iki tam tikro laiko kitą rytą, ir tai svarbu žinoti iš anksto. Išvengę šių klaidų, sutaupysite laiko ir nervų, o renginio planavimas bus sklandesnis.